ERP系统订单管理的一些要点
AMT 洪毅

我有话说…… 

　　ERP系统的定单管理是非常体现ERP系统强大功能的重要组成部分，它在业务处理上与各行业企业多种情况的实际业务紧紧相扣，在信息的共享上与ERP系统的其它部分紧密集成，可以说非常的灵活方便，也非常的庞大，但却也不是可以百分之百地解决问题。以下就定单管理中的一些要点问题作一些分析。 

关于定单的客户信用控制：
　　在管理上，某些企业对定单的信用审核十分严格，例如有家公司要求回款要大于发货金额，他们对回款的定义是已到帐回款加上客户已打出未到帐回款（由办事处或代理商传真支票或汇票到总部）的和，而发货金额应该是已发货的定单呢还是已审核的定单呢，因为审核完的定单不一定会全部发货，按道理应该已审核的定单，未发货的定单确定不能发货的应该增加客户的信用，就是说客户的信用额度是： 

　　客户的信用额度＝已到帐回款＋客户已打出未到帐回款＋给客户的信用额度－已审核的定单＋确认不能发货的已审核定单或定单项。

　　已审核的定单＝已审核未发货的定单＋已审核已发货未开票的定单＋已审核已发货已开票的定单（这里假设发货后才能开票，否则还应该加上已审核未发货已开票定单）

　　应收帐款余额＝已到帐回款－已审核已发货已开票的定单

　　可见客户的信用额度与应收帐款相差很大。

　　企业根据自己的政策可以调整各项。所以，对这种比较特殊的情况，系统录入的回款应该有状态之分（到帐与未到帐），以正确计算回款减发货的金额，这一点在ERP系统中是很难见到的。

　　一般情况下，应收帐款的余额再加授信额度的方法不足以审核客户定单的信用状况，它没有考虑到已审核而未开票的定单的情况，严格要求的话必须将信用控制到定单，而不是发票。

　　关于商品定价的问题：由于市场竞争的日益激烈，现在企业的产品定价一般都有自己灵活的政策，对于产品、产品组、客户、客户组的两两相互组合可以有不同的价格或折扣，如再加上其它的一些相关因素，如地点远近、是否促销期间等等会形成的更加复杂的组合，会有更多的不同的价格或折扣。中小型的MRPII、ERP系统在这方面的功能比较差，已经不能适应企业这方面的需求。而且商品定价的维护那些产品多、客户多、定价政策灵活的企业来说是一项比较复杂的工作，而且不容易协调，这需要企业有很好的管理。

　　套件问题：套件分为特征件（必选件）和可选件，更细致的管理系统可以对必选件和选用件进行分层管理，比如一套电脑可以把主机、彩显设为必选件，把打印机设为可选件，同时彩显下面一层又有14、15、17寸可选但必选其一，打印机下面一层又有喷墨和激光打印机可选其一或不选。此外如果套件也涉及到MRP计算，不能将所有的可选件都列入计算，而要事先指定。套件价格的定义和计算也有多种法则，可以将子件相加，也可直接指定父件价格或都其它的方式。套件子件的预定义数量、价格是在形成定单时都是可修改的，不能定死，否则不便于某些行业的处理习惯。

　　可承诺量：定单系统应该告诉销售人员是否可以接单，这与可承诺量有关，即根据定单的变化情况随时告诉销售人员在什么时候可以接多少数量的单。这是个看似简单却是非常复杂的问题，涉及到MRP的计算，而MRP的管理并不容易，这要求销售预测管理、需求管理、供应管理、库存管理等一系列管理都要做得很漂亮，但却是值得企业去花时间精力去做好的。

非一般性的定单：
　　直接转运定单：采购后可直接发货的定单处理，好的系统应该可以直接根据采购单生成销售定单进行处理。

　　总定单：一次性签定，分不同时间多次发货，每次发货内容不同的定单处理。

　　循环定单：相同内容，不同时间或周期性发货的定单的处理。

　　分部间定单：集团公司的分、子公司间内部定单或者独立核算的部门间定单的处理，涉及成本加价等财务上的处理，采购单与销售定单的相互转换的处理。

定单的状态：
　　定单应该有以下几种状态：未审核的定单、已审核的定单、已打印的定单、已发货的定单、已结束的定单。根据需要可以加入暂挂的定单（可能是额度不够或其它不够条件的定单）、已打发票的定单、客户已签收的定单等状态。 

定单某些特殊的字段设计：
　　一般输入定单时不能完全确定发货的仓库，因此系统应该在表头有仓库的输入栏，并且表明细中的仓库可自动引用此仓库以免重复输入，并可修改。表明细中预出货日和预完工日也应该如此设计。

与电子商务的接口
　　客户可以从网上通过定购系统直接下定单，查询可承诺量或可供量，这样将大大减少定单输入人员的压力。一般大型的ERP系统都有这样的接口